PARA QUE SIRVE EXCEL Y CUANTAS FILAS Y COLUMNAS TIENE?
Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación, economía, etc. La función es realizar cálculos complejos de maneras mas allá de las matemáticas ordinarias y expresar el resultado en forma simple y analítica.
Fila: 1.048.576 columnas: 16384
¿QUE ES UNA CELDA Y COMO ESTA COMPUESTA?
na celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4)
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4)
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos mas usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros...
¿PASOS PARA AR FORMATO A UNA CELDA?
Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar algunas de las características mencionadas:
No obstante, existe un menú bastante completo desde donde podemos escoger o hasta modificar alguna característica del formato de las celdas.
1.Accede a la opción Formato - Celdas :
Desde aquí, podemos elegir los formatos para los números, alineación, tipo de letra o colores.
Para colocar un formato a un grupo de celdas, éstas deberían estar seleccionadas previamente. Cuando colocamos un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, Bordes exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de diálogo podemos escribir y los datos aparecerán ya con el formato escogido.
2.Accede a las pestañas superiores Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal del cuadro de diálogo.
Autoformato.- Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, es con la opción llamada Autoformato. Esta opción nos lleva a un menú desde donde podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.
Alineación de los datos.- Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas:
Observa el efecto de cada una de ellas en una celda:
En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango B4:D4 y después hemos pulsado en el botón Combinar y centrar. Este último ejemplo se utiliza, sobre todo, para ajustar el texto cuando éste sobrepasa la anchura de una columna.
Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato - Celdas) podemos también utilizar un tipo de alineación más específica.
NOTA: como pensamos que esta lección no tiene demasiada dificultad, no ofrecemos de momento prácticas paso a paso. Tú mismo puedes ir practicando lo que se está estudiando. Escribe algo en alguna celda o celdas y pruebas a cambiar su formato, alineación, etc.
Tipos y fuentes de letra.- Aparte de los botones típicos de la barra de herramientas (negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un cuadro de diálogo bastante más completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o rango.
Fuente de letra Tamaño
Menú Formato - Celdas
Bordes, rellenos y color de letra.- Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las opciones que vamos a ver con los bordes de referencia que vemos normalmente en Excel. Éstos últimos son, por defecto, de color gris y nos sirven para tener la referencia de las celdas. Podemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresión entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes añadidos son, por defecto, negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.
Paleta desplegable de bordes----------
Cuadro de diálogo de bordes
Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc.
Paletas de relleno de color y color de letra
Cuando introducimos números en una hoja de cálculo, el formato de las celdas es elGeneral, es decir, números sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle a las celdas numéricas formatos más descriptivos y hasta más complejos y personalizados.
Para ello, tenemos una pequeña barra de herramientas con los formatos más utilizados, y también el cuadro de diálogo Formato -Celdas.
Sitúa el cursor sobre cada uno de ellos. Su significado es fácil.
Desde el menú de Formato - Celdas también podemos cambiar el formato de los números accediendo a un completo menú con numerosos formatos preestablecidos.
¿COMO MODIFICAR EL CONTENIDO SIN BORRAR LO QUE TIENE?
hacemos doble clic en la celda q contiene los datos q deseamos modificar, luego lo modificamos para introducir o cancelar los cambios, presionamos ENTRAR ó ESC.
¿PASOS PARA CREAR UN FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL?
El Asistente para plantillas de Excel 2002 es un complemento descargable que configura una base de datos para guardar los datos especificados desde un formulario de Microsoft Excel. Puede descargar el complemento Asistente para plantillas de Excel 2002 desde el sitio de descargas de Microsoft Office Online. Siga las instrucciones de la página de descargas para descargar correctamente el complemento tmplwiz.exe y cargarlo en Excel.
Tras cargar el programa de complementos, el comando Asistente para plantillasse agrega al menú Datos en Excel. Puede utilizar este Asistente con cualquier hoja de cálculo que contenga celdas diseñadas entrada de datos.
Desde el libro que cree, el Asistente crea una plantilla, que puede utilizar como base para otros libros similares y que vincula las celdas que haya especificado con campos de una base de datos que crea por usted. Cuando cree un nuevo libro desde la plantilla, introduzca datos en las celdas vinculadas a la base de datos y guarde el libro, Excel creará un nuevo registro en la base de datos que contiene los datos introducidos en el formulario.
Por ejemplo, supongamos que desea controlar las lesiones laborales de varias plantas de fabricación. En primer lugar, crearía un formulario de informe de lesiones en una hoja de cálculo. A continuación, utilizaría el Asistente para plantillas para crear una plantilla a partir de este formulario y lo vincularía a una base de datos. Así, cuando los trabajadores rellenaran un nuevo informe de lesiones basado en la plantilla y lo guardaran, se crearía una copia imprimible del informe y su registro correspondiente en la base de datos.
¿PASOS PARA INSERTAR COMENTARIO?
· Posiciona el cursor en la celda donde quieres insertar un comentario
· Luego haz clic derecho y selecciona Insertar un comentario. En la pequeña ventana que aparece, escribe el comentario y este aparecerá cuando hagas clic sobre la celda.
¿PASOS PARA VALIDAR DATOS?
La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuandocompartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.
Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos muestre una lista de los productos a elegir.
O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.
Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.
En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.
Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha.
Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Necesitamos limitar que solo puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las ventas sean valores enteros mayores que cero.
En Excel 2003 debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”
En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”.
PASOS
Para seguir los pasos, va a ser más fácil si descargas el archivo que acompaña este tutorial (el link está al inicio del post).
A. Validación de Productos.
1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el menú con las
opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14
opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A142. En la pestaña de Datos, al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú con tres opciones:
· Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.
· Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que están fuera de estos rangos.
· Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.
3. Seleccionamos Validación de datos. Se despliega un menú como el de la siguiente figura.
Tenemos 3 pestañas:· Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos.
· Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validación.
· Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.
o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.
o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.
o Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.
Vamos pestaña por pestaña.
4. Configuración.
Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista específica con los productos que necesitamos que estén disponibles.
Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles.
En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas).
5. Mensajes de error
Para no extenderme mucho más, simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual indico:
· Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)
· Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos”
· Mensaje de error: “El producto no está dado de alta”.
ACEPTAR !!!
Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar (de la columna A), en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón característico del menú desplegable.
B. Validación de Ventas.
Los pasos son idénticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.
Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono “Número entero” (si quisiéramos un rango que permita cualquier tipo de número debemos seleccionar “Decimal”), y fijo el mínimo en cero y el máximo en cualquier número muy grande (no estamos validando en este ejemplo un máximo, así que puede ser 99999999999999).
Más adelante, publicaré la versión Avanzada en la cual definiremos una lista que se pueda ajustar automáticamente cada vez que se agrega un producto nuevo sin necesidad de cambiar el Origen de las celdas (mencionado en el punto 4).
